Pirmąjį mėnesį po naujos personalo ir darbo užmokesčio sistemos įdiegimo verta patikrinti penkis dalykus: ar darbo laiko žiniaraštis sutampa su realiu darbu, ar atostogų likučiai perkelti teisingai, ar darbo užmokestis sutampa su senosios programos skaičiavimu, ar teisingai suformuoti pranešimai ir deklaracijos, ir ar darbuotojai mato tai, ką turi matyti. Tai užtrunka kelias valandas, bet apsaugo nuo klaidų, kurios kitaip kartotųsi kas mėnesį.
Kodėl pirmas mėnuo yra testas
Inžineriniu požiūriu bet kuri nauja sistema yra tiek patikima, kiek patikimi į ją įvesti duomenys ir nustatytos taisyklės. Pirmasis mėnuo yra pirmas realus testas, kai sistema dirba su tikrais darbuotojais, tikrais grafikais ir tikrais neatvykimais. Jei kažkas nustatyta netiksliai, tai paaiškėja būtent dabar.
Svarbu ir tai, kad klaidos sistemoje kartojasi automatiškai. Rankinėje apskaitoje klaida dažniausiai būna vienkartinė. Sistemoje neteisingai nustatytas parametras lems tą pačią klaidą kiekvieną mėnesį, kol kas nors ją pastebės.
Dar vienas dalykas yra žmonės. Pirmą mėnesį darbuotojai ir vadovai dar tik mokosi naujos tvarkos. Kai kurie teiks prašymus senuoju būdu, kai kurie pamirš pažymėti neatvykimą. Todėl dalis klaidų kyla ne iš sistemos, o iš pereinamojo laikotarpio, ir jas svarbu atskirti.
Penkios patikros
Pirma: darbo laikas
Peržiūrėkite darbo laiko žiniaraštį kiekvienam darbuotojui. Ar teisingai atvaizduoti grafikai, poilsio dienos, šventės? Ar teisingai pažymėtos atostogos, nedarbingumas, komandiruotės? Jei įmonėje taikoma suminė darbo laiko apskaita, ar sistema teisingai mato apskaitinio laikotarpio pradžią?
Ypač atidžiai patikrinkite darbuotojus, kurių režimas neįprastas: dirbančius ne visą darbo laiką, nuotoliniu būdu, pagal individualų grafiką. Būtent jiems klaidų tikimybė didžiausia.
Patikrinkite ir tai, ar teisingai įvesti darbuotojų darbo sutarčių duomenys: darbo pradžios data, pareigos, darbo laiko norma, atlyginimas. Tai pagrindas, nuo kurio priklauso visi kiti skaičiavimai, ir viena neteisinga data gali paveikti ir atostogas, ir stažą.
Antra: atostogų likučiai
Palyginkite kiekvieno darbuotojo atostogų likutį naujoje sistemoje su paskutiniu likučiu senojoje. Jei skiriasi, išsiaiškinkite kodėl. Dažnai priežastis yra perkėlimo data: likutis perkeltas mėnesio pradžioje, o tą mėnesį darbuotojas jau atostogavo.
Taip pat patikrinkite, ar sistema teisingai skaičiuos atostogas ateityje. Ar nustatyta teisinga kasmetinių atostogų trukmė kiekvienam darbuotojui? Kai kurioms darbuotojų grupėms ji ilgesnė.
Trečia: darbo užmokestis
Jei įmanoma, pirmą mėnesį darbo užmokestį apskaičiuokite abiejose programose ir palyginkite rezultatus. Tai lygiagretus skaičiavimas, ir jis yra patikimiausias būdas rasti klaidas.
Lyginkite ne tik galutines sumas, bet ir jų dalis: priskaitymus, išskaitas, mokesčius. Jei galutinė suma sutampa, bet dalys skiriasi, kažkur dvi klaidos viena kitą kompensuoja, ir kitą mėnesį taip gali nebebūti.
Ypač atidžiai patikrinkite neįprastus atvejus: priedus, premijas, išskaitas pagal vykdomuosius dokumentus, vaiko priežiūros atostogas, nedarbingumo išmokas.
Ketvirta: pranešimai ir deklaracijos
Darbo užmokesčio skaičiavimas susijęs su pranešimais Sodrai ir mokesčių deklaracijomis VMI. Prieš pateikdami pirmuosius dokumentus iš naujos sistemos, peržiūrėkite juos rankiniu būdu. Ar teisingi darbuotojų duomenys, sumos, laikotarpiai?
Jei sistema formuoja dokumentus automatiškai, tai didelis privalumas, bet pirmą kartą jie turėtų būti patikrinti žmogaus, kuris žino, kaip jie atrodė anksčiau.
Jei įmonė turi kelis padalinius ar skirtingas darbuotojų grupes, pirmą mėnesį verta patikrinti bent po kelis darbuotojus iš kiekvienos. Kartais nustatymai teisingi vienai grupei ir netinkami kitai, pavyzdžiui, pamaininiams darbuotojams ar dirbantiems ne visą darbo laiką.
Penkta: darbuotojų prieiga
Jei naujoje sistemoje yra darbuotojo kabinetas ar savitarna, patikrinkite, ką darbuotojai mato. Ar kiekvienas mato tik savo duomenis ir nemato kolegų atlyginimų? Ar matomi atostogų likučiai ir atlyginimo lapeliai? Ar veikia prašymų teikimas?
Paprašykite kelių skirtingų pareigų darbuotojų išbandyti ir pasakyti, kas neaišku ar ko trūksta. Jų klausimai dažnai parodo tai, ko buhalterė nepastebi, nes ji sistemą mato kitaip. Jų klausimai parodys, ką reikia paaiškinti visiems.
Svarbu patikrinti ir teises. Kas sistemoje mato atlyginimus? Kas gali keisti duomenis? Vadovai turėtų matyti savo komandos darbo laiką ir atostogas, bet ne būtinai visų atlyginimus. Tinkamai nustatytos teisės yra ne tik patogumas, bet ir asmens duomenų apsaugos reikalavimas.
Ką daryti radus klaidą
Neskubėkite jos taisyti tik viename mėnesyje. Pirmiausia išsiaiškinkite, ar klaida kyla iš duomenų, ar iš nustatymų. Jei iš nustatymų, ją reikia pataisyti taip, kad ji nesikartotų. Užrašykite, kas buvo rasta ir kaip ištaisyta, nes tokie užrašai praverčia ir kitiems mėnesiams.
Antrą mėnesį patikrą galima sutrumpinti, o trečią ji dažniausiai tampa įprasta mėnesio pabaigos rutina. Bet pirmasis mėnuo yra tas, kurio negalima praleisti, nes būtent jis parodo, ar sistema nustatyta teisingai.
Plačiau apie tai, kaip veikia internetu pasiekiama personalo valdymo sistema ir kokias funkcijas galima prijungti, aprašo FINVALDA savo produktų informacijoje.